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职场动态 签订电子劳动合同需要注意哪些?
作者:实习生人和编辑 时间:2020/5/6 阅读:1412次
实习就业网(www.shsxjy.com)实习生导语:首先,从法律规定层面而言,《中华人民共和国合同法》(以下简称“合同法”)第十一条明确规定,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

由此可见,我国现行法律规定的书面形式,包含多种可有形表现所载内容的形式,而非仅限纸质形式一种。鉴于劳动合同法本身并未对“书面形式”提出特殊的要求,故仍适用合同法对书面形式的规定。因此,无论是以传真形式、电子邮件形式、抑或是以电子合同形式签署的劳动合同,均不违反劳动合同法第十条的规定。

据人力资源社会保障部复函北京人力资源和社会保障局:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

签订电子劳动合同 发生仲裁会被认定有效吗?

在司法实践层面,近年来支持以包括电子合同形式在内的其他书面形式签署的劳动合同的案例愈发常见,基本已形成了司法惯例。在使用众签电子合同服务的客户中,也有因劳动合同纠纷进入司法流程的案例,且最终人民法院认可了众签客户与其员工以电子合同形式签署的劳动合同。由此可见,在司法实践中,以电子合同形式签署的劳动合同,已被法院认可为书面劳动合同的一种。

法律依据

《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第四条关于数据电文中有规定,能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为符合法律、法规要求的书面形式。《中华人民共和国电子签名法》第14条规定:“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。

电子签名的有效性如何确认?

《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第十三条规定,电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:

电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;
签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;
签署后对电子签名的任何改动能够被发现;

签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。双方协商一致后,用人单位通过电子邮件、微信、OA、钉钉等形式向劳动者发送电子版劳动合同;员工通过电子邮件或微信回复“本人已阅读XX公司于X年X月X日发送的电子版劳动合同,同意全部内容并愿意遵照执行。”

个人签订注意要点:

1、必须证明电子邮箱、OA账号、钉钉账号、微信号等的使用者是谁。比如,你说电子邮箱是员工用的,那么你必须要有电子邮箱的邮箱号和员工的签字出现在同一张纸上才可以。这就需要大家做一张《信息联系单》,把员工的个人邮箱名、企业邮箱名、手机号、微信号、OA账号、钉钉账号都写上去,让员工签字确认。

2、必须经过公证或当庭演示;微信号能证明是员工使用的小技巧:让员工语音说句话。或者直接让员工语音回复上面的内容;

3、如果无法获得员工的签字与以上各类账号出现在同一张纸上,则让员工微信语音回复的同时,让其将上述所有账号发给单位;单位最好有一部公用的手机,作为专门的钉钉账号、微信账号所用。防止随着HR相关人员离职而没有证据留存。

HR操作中的特别注意事项:

要有用人单位与劳动者体现协商一致同意电子合同的证据,企业可以在电子合同文本里注明经企业与员工协商一致采用电子劳动合同的形式之类的表述。选择规范的第三方平台,目前做电子签业务的平台非常多,HR可以多考察一些供应商后慎重选择。要确保签字的真实性。企业可以要求劳动者在签字时进行视频录制等形式,同时保存好相关材料。做好签订的电子劳动合同的材料备份,避免因平台问题而带来的数据丢失的风险。


来源:人力资源社会保障部
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